Apa yang dimaksud dengan administrasi? Pengertian Administrasi adalah suatu bentuk bisnis dan aktivitas yang berkaitan dengan pengaturan kebijakan untuk mencapai tujuan / sasaran organisasi. Jadi, bisa dibilang, administrasi memiliki peran yang sangat penting dalam semua kegiatan organisasi.
Selain itu, gagasan administrasi dapat diartikan secara sempit sebagai bentuk kegiatan yang mencakup catatan, korespondensi, pembukuan sederhana, pengetikan, dan kegiatan teknis administrasi lainnya. Sedangkan pengertian administrasi yang luas adalah semua proses kolaborasi antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan fasilitas dan infrastruktur tertentu secara efisien dan efektif.
Daftar isi
Pengertian Administrasi Secara Umum
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
1. George R. Terry
2. Arthur Grager
3. Sondang P. Siagian
4. Ulbert
5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson
Unsur-Unsur Administrasi
1. Organisasi
2. Manajemen
3. Komunikasi
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Tata usaha
8. Public Relation
Ciri-Ciri Administrasi
Fungsi Administrasi
1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Penyusunan)
3. Coordinating (Kordinasi)
4. Reporting (Laporan)
5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)
6. Staffing (Penempatan)
7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)
Peran Administrasi Sebagai Queen of Peace
Dari definisi administrasi ini kita dapat mengetahui 3 hal penting berikut:
- Administrasi adalah seni sekaligus proses. Sebagai seni, administrasi memerlukan kiat-kiat khusus yang kondisional dan situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat.
- Dalam administrasi ada unsur-unsur tertentu, termasuk; ada dua orang atau lebih di dalamnya, kerja sama terjadi antara orang-orang yang bersifat formal dan hirarkis, memiliki tujuan, ada tugas, ketersediaan fasilitas dan infrastruktur.
- Administrasi muncul bersamaan dengan munculnya peradaban manusia di mana administrasi adalah untuk mencapai tujuan bersama.
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Beberapa ahli di bidang administrasi menjelaskan definisi administrasi, termasuk:
1. George R. Terry
Menurut George R. Terry, gagasan administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan kantor, dan memobilisasi mereka yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang dinyatakan.
2. Arthur Grager
Menurut Arthur Grager, pengertian administrasi adalah fungsi administrasi komunikasi dan layanan skrip organisasi.
3. Sondang P. Siagian
Menurut Sondang P. Siagian, makna administrasi adalah segala bentuk proses kolaboratif antara dua atau lebih individu berdasarkan pada rasionalitas yang dipilih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
4. Ulbert
Menurut Ulbert, dalam arti luas makna administrasi adalah kompilasi dan pencatatan data / informasi secara sistematis, baik secara internal maupun eksternal dalam upaya memberikan informasi dan membuatnya mudah untuk mendapatkannya kembali, baik sebagian atau seluruhnya. Sementara itu, definisi administratif dalam arti sempit dikenal sebagai administrasi.
5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson
Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, gagasan administrasi adalah bagian dari ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang efisien, kapan dan di mana pekerjaan harus dilakukan.
Unsur-Unsur Administrasi
Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa elemen penting yang harus ada dalam bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 elemen yang harus ada:
1. Organisasi
Tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dikompilasi ke dalam wadah.
2. Manajemen
Alat utama untuk melaksanakan administrasi. Ada regulator, penggerak, manajer, dan staf operasional. Dalam manajemen masih dibagi menjadi tiga kelompok; manajemen puncak, manajemen menengah dan manajemen bawah (mandor).
3. Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui surat atau berita.
4. Penetapan Staf
Ini terkait dengan penggunaan karya terkenal. Dalam administrasi ada proses yang saling terkait, yaitu; rekrutmen, penempatan, pemanfaatan, dan pemutusan hubungan kerja.
5. Keuangan
Ini terkait dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara mendapatkan dana hingga akuntabilitas.
6. Persediaan
Prihatin dengan pengadaan barang, penyimpanan dan pemindahan. Administrasi akan menyisir barang-barang yang dibutuhkan untuk bekerja dan tidak.
7. Administrasi
Termasuk kegiatan perekaman, penyimpanan, dan pengiriman.
8. Hubungan Masyarakat
Administrasi akan membuat peraturan tentang cara berurusan dengan publik, terutama konsumen.
Ciri-Ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa karakteristik / karakteristik termasuk yang berikut:
Dalam kegiatan administrasi ada beberapa karakteristik / karakteristik yang mudah dikenali, termasuk:
- Administrasi memiliki tujuan yang jelas
- Dalam Administrasi ada sekelompok orang yang terdiri dari dua orang atau lebih
- Administrasi selalu dikaitkan dengan kegiatan kolaboratif
- Dalam Administrasi ada proses bisnis atau kerja
- Aktivitas dalam Administrasi selalu memiliki kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan
Fungsi Administrasi
Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:
1. Perencanaan
Perencanaan adalah kegiatan perencanaan yang memerlukan kegiatan administrasi, mulai dari pengumpulan data, pemrosesan data, hingga perencanaan.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota dalam organisasi sehingga entitas bisnis akan tercapai untuk mencapai tujuan organisasi
3. Koordinasi
Koordinasi adalah bagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah kegiatan untuk berjalan dengan baik dengan menghindari kekacauan, bentrokan, membatalkan kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan pekerjaan bawahan sehingga ada kerja sama yang direncanakan dalam upaya untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
4. Pelaporan
Pelaporan adalah kegiatan menyampaikan perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan tentang tugas dan fungsi pejabat tinggi baik secara lisan maupun tertulis untuk mendapatkan gambaran umum pelaksanaan tugas anggota organisasi.
5. Penganggaran
Penganggaran adalah kegiatan perencanaan dan manajemen keuangan dan anggaran dalam suatu organisasi yang dilakukan secara berkelanjutan.
6. Penetapan Staf (Penempatan)
Penetapan staf adalah kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam suatu organisasi; mulai dari rekrutmen tenaga kerja, pengembangan, peralatan dalam organisasi.
7. Penyutradaraan (Arahan atau Bimbingan)
Mengarahkan adalah kegiatan berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberikan bimbingan, saran, perintah, sehingga tugas tersebut dilakukan dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Peran Administrasi sebagai Queen of Peace
Bisa dibilang makna administrasi itu seperti Ratu Damai. Keributan akan terus terjadi di perusahaan atau bisnis ketika administrasi tidak berjalan dengan baik.
Bayangkan jika Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi. Apakah file dan korespondensi Anda ditempatkan dengan tidak hati-hati?
Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan butuh waktu lama bagi Anda untuk menemukannya. Tetapi jika Anda mengaturnya dengan baik, tentu saja, waktu dapat dipersingkat dan digunakan untuk menyelesaikan target lainnya.
Memahami administrasi dalam bisnis sebenarnya sangat luas dan akan berhubungan dengan berbagai jenis manajemen di beberapa posisi di departemen perusahaan. Menurut kontributor Pankaj Mishra melalui Linkedin, administrator akan menjadi penghubung untuk berbagai departemen, mitra perusahaan dan konsumen juga.
Oleh karena itu, bidang ini setidaknya harus dapat mencakup beberapa hal berikut:
- Memahami pengertian administrasi
- Meningkatkan kinerja staf kantor dalam mengatur dan mengelola administrasi kantor di berbagai bidang
- Menerbitkan standar pengarsipan yang sesuai
- Kembangkan dan kelola aset perusahaan
- Mampu mengembangkan prosedur administrasi
- Mampu mengendalikan dan merencanakan anggaran administrasi
- Buat laporan tentang kegiatan perusahaan mulai dari penggajian, pengiriman dan kegiatan lainnya
- Namun, tugas utama seorang administrator tergantung pada perusahaan. Yang pasti bidang ini akan memastikan efisiensi kinerja perusahaan di semua departemen. Mereka bertindak sebagai jembatan antara manajemen dan karyawan.
Administrasi kantor adalah salah satu elemen yang terkait dengan efisiensi dan produktivitas kerja perusahaan. Mereka memberikan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai departemen sehingga setiap deskripsi pekerjaan dan perencanaan untuk setiap manajemen tercapai.
Mereka menyediakan apa yang dibutuhkan oleh berbagai departemen, peraturan bangunan dan budaya perusahaan. Sepertinya, bidang ini sepertinya hilang di bumi, padahal administrasi merupakan kunci utama kelancaran regulasi perusahaan.
Demikian penjelasan tentang makna administrasi, tujuan, fungsi, elemen dan karakteristik Administrasi yang perlu kita ketahui. Semoga bermanfaat.
